Teklif alın

Proje ve Süreç

Doküman yönetim sistemi

Prosed Dijital doküman yönetim sistemi; prosedür, sözleşme ve teknik dosyaları sürüm numarası, onay durumu ve erişim yetkisiyle saklayan bulut tabanlı bir belge yönetim yazılımıdır. Kalite, hukuk ve operasyon ekiplerinin ortak arşiv ihtiyacı için klasör yapısı ve arama özelleştirilir.

Ücretsiz demo isteyin Sık sorulan sorular

Diğer adıyla belge yönetim yazılımı · elektronik doküman arşivi · sürüm kontrollü dosya · kurumsal doküman merkezi · dms yazılımı

01 — Genel bakış

“Son sürüm hangisi?” sorusu yanlış prosedürün uygulanmasına veya müşteriye eski şartname gönderilmesine yol açar. Doküman yönetim sistemimiz her dosyayı revizyon numarası, yayın tarihi ve onaylayan kişiyle kaydeder; eski sürümler salt okunur arşivde kalır.

Klasör hiyerarşisi departman, proje veya ISO dokümantasyon yapısına göre kurulur; metadata alanları — doküman tipi, geçerlilik bitişi — keşifte tanımlanır. Onaylı yayın akışı iş akışı modülüyle bağlanabilir; indirme ve yazdırma izni rol bazlı kısıtlanır.

Tam metin arama ve etiketle dosyaya saniyeler içinde ulaşılır; tarayıcıdan önizleme PDF ve Office formatlarını destekler. Harici paylaşım linki süreli ve şifreli açılabilir; denetim için kim indirdi loglanır. Süresi dolan prosedürler için e-posta uyarısı tanımlanabilir.

02 — Özellikler

Neler yapabilirsiniz?

  1. 01

    Sürüm ve revizyon geçmişi

    Yeni yükleme otomatik sürüm artırır; önceki kopyalar karşılaştırma ve geri alma için saklanır, yayınlanmamış taslak ayrı tutulur.

  2. 02

    Onaylı yayın akışı

    Taslak, inceleme ve yayında durumları; yayınlanmadan indirme kapalıdır.

  3. 03

    Rol ve klasör yetkisi

    Okuma, yazma, onay ve silme ayrı tanımlanır; alt klasör miras alır veya istisna verilir.

  4. 04

    Metadata ve etiket

    Doküman tipi, proje kodu, geçerlilik tarihi filtrelerde kullanılır; süresi dolanlar uyarı listesine düşer.

  5. 05

    Tam metin arama

    PDF ve Office içeriğinde kelime araması; sonuçta klasör yolu ve sürüm görünür.

  6. 06

    Check-out / check-in

    Aynı anda tek düzenleyici kilidi; başkası uyarı alır, çakışan yükleme engellenir.

  7. 07

    Denetim ve indirme logu

    Kim hangi sürümü ne zaman görüntüledi veya indirdi raporlanır.

  8. 08

    Harici paylaşım linki

    Müşteri veya denetçiye süreli link verilir; parola ve indirme hakkı kısıtlanabilir, link iptal edildiğinde erişim anında kesilir.

03 — Kimler için

Kimlere uygun?

  • Kalite ve ISO dokümantasyonu

    Prosedür, talimat ve kayıt formlarının kontrollü dağıtımı ve denetimde sürüm kanıtı.

  • Hukuk ve sözleşme yönetimi

    Versiyonlu sözleşme, ek protokol ve imza kopyası arşivi.

  • Mühendislik ve teknik ofis

    Çizim, BOM ve değişiklik notlarının proje klasörleri.

  • Franchise ve bayi ağları

    Güncel operasyon kitapçığının merkezden dağıtımı.

04 — Entegrasyonlar

Birlikte çalıştığı sistemler

  • Microsoft 365 / SharePoint (geçiş)
  • Google Workspace
  • İş akışı onay modülü
  • ERP (teknik resim referansı)
  • E-imza sağlayıcı API
  • Active Directory
  • REST API
  • OCR (taranan belge)

Süreç

  1. Keşif İhtiyaçları ve mevcut süreci birlikte çıkarıyoruz.
  2. Kurulum ve uyarlama Altyapıyı kurup işleyişinize göre ayarlıyoruz.
  3. Aktarım ve eğitim Verilerinizi taşıyor, ekibinizi eğitiyoruz.
  4. Destek Canlıya geçişten sonra yanınızdayız, yeni ihtiyaçları geliştiriyoruz.

05 — SSS

Sık sorulan sorular

Doküman yönetim sistemi nedir?

Doküman yönetim sistemi, kurumsal dosyaların merkezi arşivde sürüm, yetki ve onay bilgisiyle saklandığı yazılımdır. Dağınık paylaşım klasörleri yerine hangi revizyonun geçerli olduğu ve kimin eriştiği net kalır.

Mevcut ağ klasörlerimdeki dosyalar taşınır mı?

Toplu yükleme ve klasör yapısı koruma mümkündür; metadata ataması planlanır. Büyük hacimde aşamalı geçiş ve pilot departman sık kullanılan yöntemdir.

Mobil cihazdan belge görüntüleyebilir miyim?

Yetkili kullanıcılar tarayıcıdan önizleme ve indirme yapar; mobilde salt okunur görünüm desteklenir. Offline kopya politikası işletme kuralına göre kısıtlanabilir; indirme yetkisi rol bazında ayrıca kapatılabilir.

İş akışı onayı ile nasıl bağlanır?

Yeni prosedür yayını onay zincirinden geçer; onaylanan sürüm otomatik “yayında” olur. Ret durumunda düzenleyiciye geri bildirim düşer; eski yayın sürümü okuyucular için geçerli kalır ta ki yeni revizyon onaylanana kadar.

Kurulum süresi nasıl belirlenir?

Dosya hacmi, klasör derinliği, metadata alan sayısı ve entegrasyon ihtiyacı süreyi etkiler. Arama indeksi oluşturma büyük arşivlerde ek planlama gerektirir.

KVKK ve gizli sözleşme güvenliği nasıl sağlanır?

Şifreli aktarım, rol bazlı erişim ve indirme logu standarttır. Hassas sözleşmeler için watermark veya indirmeyi kapatan politika tanımlanabilir; erişim talepleri için onaylı süreç işletmenizle uyumlu kurgulanır.

Fiyatlandırma neye göre belirlenir?

Kullanıcı sayısı, depolama ihtiyacı, OCR ve entegrasyon kalemleri teklifte ayrı değerlendirilir. Rakam paylaşılmadan önce arşiv envanteri konuşulur; büyüme planına göre kapasite artışı sözleşmeye eklenir.

İlgili

Birlikte kullanılanlar

Teklif alın

Ekibinize uygun kurguyu birlikte çıkaralım.

Formu doldurun; ihtiyacınızı inceleyip size dönelim. Brief, bütçe ya da sadece bir fikir — hepsi olur.

  1. En kısa sürede size dönüş yapıyoruz.
  2. 20 dakikalık keşif görüşmesi ile süreçlerinizi dinliyoruz.
  3. Kapsam ve teklif net modüller ve takvimle gelir.

E-posta tercih ederseniz: [email protected]

E-posta ya da telefondan en az biri yeterli.

İlgilendiğiniz konu